Để việc quản lý nhà nước về đất đai được chặt chẽ và hiệu quả thì việc đo đạc, thống kê đất đai, từ đó cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân là điều bắt buộc. Dựa trên cơ sở đó, thì nhà nước sẽ nắm bắt được các thông tin của từng mảnh đất khác nhau và lập thành hồ sơ địa chính riêng. Hồ sơ địa chính là nguồn thông tin bảo mật của nhà nước, tuy nhiên khi người sử dụng đất có yêu cầu xin trích lục hồ sơ địa chính phần đất của mình thì vẫn được cho phép. Vậy thì “Đơn xin sao lục hồ sơ địa chính” được quy định như thế nào?. 

Hồ sơ địa chính gồm những nội dung gì?

Cơ quan địa chính nhà nước là cơ quan có nhiệm vụ đo đạc, thống kê, kiểm kê đất đai trong cả nước để từ đó  lập bản đồ địa chính và quản lý những hồ sơ địa chính này. Hồ sơ địa chính góp phần phục vụ thống nhất quản lý nhà nước về đất đai. Hồ sơ địa chính sẽ được quản lý, lưu trữ tại các cơ quan quản lý đất đai của từng địa phương và được phân cấp cụ thể.

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 4 Thông tư 24/2014 quy định về thành phần hồ sơ địa chính như sau:

Đối với địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính

Địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây:

– Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;

– Sổ địa chính;

– Bản lưu Giấy chứng nhận.

Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính

Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm có:

– Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai và Bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có);

– Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;

– Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

Quy định về bảo mật hồ sơ địa chính được quy định cụ thể tại Điều 31 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT cụ thể:

– Dữ liệu địa chính cần bảo mật gồm:

+ Thông tin về người sử dụng đất và thông tin thuộc tính thửa đất của các đơn vị quốc phòng, an ninh;

+ Thông tin về cá nhân của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người đó có yêu cầu bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật;

+ Các thông tin khác theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

– Các tài liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin cần bảo mật quy định tại Khoản 1 Điều này được quản lý theo chế độ mật.

– Việc quản lý, vận chuyển, giao nhận, truyền dẫn các tài liệu, dữ liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin mật và việc in, sao, chụp, khai thác, cung cấp thông tin mật từ các tài liệu hồ sơ địa chính phải tuân theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

– Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin và các cơ quan có liên quan đến việc khai thác, sử dụng thông tin phục vụ yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao có trách nhiệm quản lý, bảo mật thông tin của hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật.

Đơn xin sao lục hồ sơ địa chính

Đơn xin sao lục hồ sơ địa chính là mẫu đơn do người có yêu cầu xin lục hồ sơ địa chính lập và gửi đến cơ quan quản lý đất đai địa phương với các nội dung xin sao lục hồ sơ địa chính được sử dụng để làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, người được Nhà nước giao đất theo quy định.

Cách viết Đơn xin sao lục hồ sơ địa chính

Người viết đơn phải ghi đầy đủ các thông tin trong đơn như:

– Thông tin người làm đơn

– Nội dung ( trình bày vấn đề xin sao lục hồ sơ địa chính)

– Lý do xin sao lục

– Kí và ghi rõ họ tên

– Gửi đơn lên UBND

Tải xuống mẫu Đơn xin sao lục hồ sơ địa chính

Thủ tục xin cấp trích lục hồ sơ địa chính theo quy định hiện nay

Ta có thể hiểu việc xin trích lục hồ sơ địa chính là việc người sử dụng đất khi có nhu cầu xin lấy ra một phần hoặc toàn bộ thông tin hoặc sao y bản chính của một hay nhiều thửa đất thể hiện được các yếu tố địa lý của thửa đất đó dựa trên hồ sơ, giấy tờ gốc mà cơ quan quản lý đất đai địa phương đã có từ trước đó.

Bước 1: Gửi văn bản, phiếu yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính đến cơ quan có thẩm quyền

Khi muốn cấp trích lục bản đồ địa chính, người yêu cầu có thể đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền nộp văn bản yêu cầu. Theo điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định về phân cấp quản lý hồ sơ địa chính, Văn phòng quản lý đất đai cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã là những đơn vị có thẩm quyền cấp trích lục bản đồ địa chính cho người dân khi có yêu cầu. Trong trường hợp người yêu cầu không thể đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền được có thể nộp theo các cách sau:

1. Gửi phiếu yêu cầu thông qua đường bưu điện, fax

2. Nộp văn bản yêu cầu thông qua hòm thư điện tử hoặc cổng thông tin đất đai

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận yêu cầu và xử lý

Sau khi nhận được yêu cầu từ cá nhân hay tổ chức, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của những giấy tờ trên. Nếu yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính không nằm trong thẩm quyền của cơ quan được yêu cầu, cơ quan này phải thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu, trong đó, nội dung văn bản cần nêu rõ lý do từ chối.

Ngoài ra, cơ quan có thẩm quyền cần thông báo cho người xin cấp trích lục bản đồ địa chính nộp đầy đủ các khoản phí theo quy định của nhà nước. 

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin cho người yêu cầu

Sau khi người xin cấp thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ hành chính, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thực hiện cấp trích lục bản đồ địa chính theo phiếu yêu cầu. 

Chi tiết liên hệ

Công ty Luật Thái Dương FDI Hà Nội

Điện thoại: 0866 222 823

Email: luatthaiduonghanoi@gmail.com

Website: https://luatthaiduonghanoi.com

Fanpage: https://www.facebook.com/luatthaiduongfdihanoi

Địa chỉ: Tòa nhà Licogi 13, Số 164 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.